اتوماسیون فرآیندسازی چیست
1404 مرداد 13, دوشنبه
اتوماسیون فرآیندسازی چیست و چرا برای کسب‌وکارها حیاتی است؟
کسب‌وکارهایی موفق‌تر هستند که بتوانند با سرعت بالا، دقت بیشتر و منابع کمتر فعالیت کنند. اما این هدف بدون بازنگری در فرآیندهای کاری و حذف اقدامات دستی و تکراری به‌سختی محقق می‌شود. یکی از راهکارهای کلیدی برای رسیدن به این هدف، اتوماسیون فرآیندسازی یا خودکارسازی فرآیندهای کسب‌وکار است.
در این مقاله، به‌طور کامل بررسی می‌کنیم که اتوماسیون فرآیندسازی چیست، چه کاربردی دارد، چگونه پیاده‌سازی می‌شود و چرا استفاده از آن می‌تواند تحول بزرگی در سازمان شما ایجاد کند.
اتوماسیون فرآیندسازی یعنی چه؟
اتوماسیون فرآیندسازی (BPA: Business Process Automation) به معنای استفاده از فناوری برای خودکارسازی فرآیندهای کاری است؛ فرآیندهایی که قبلاً به‌صورت دستی یا نیمه‌دستی انجام می‌شدند و نیاز به دخالت انسانی داشتند.
هدف اصلی از این خودکارسازی، بهبود کارایی، کاهش خطاها، سرعت‌بخشیدن به انجام کارها و درنهایت افزایش کیفیت خروجی‌هاست. این نوع اتوماسیون معمولاً شامل فرآیندهای اداری، فروش، منابع انسانی، مالی، پشتیبانی، مدیریت مشتری و غیره می‌شود.
تفاوت اتوماسیون فرآیندسازی با نرم‌افزارهای ساده
بسیاری از شرکت‌ها از نرم‌افزارهایی برای انجام وظایف خاص استفاده می‌کنند، اما اتوماسیون فرآیندسازی یک سطح بالاتر از این ابزارهاست. در اینجا ما با طراحی، بازمهندسی و یکپارچه‌سازی چندین وظیفه در قالب یک فرآیند کامل روبه‌رو هستیم. برخلاف ابزارهای تک‌منظوره، BPA به کل جریان کاری سازمان نگاه می‌کند.
چه فرآیندهایی قابل خودکارسازی هستند؟
تقریباً هر فرآیند تکراری، قابل پیش‌بینی و مبتنی بر قواعد را می‌توان با استفاده از BPA خودکار کرد. برخی از رایج‌ترین مثال‌ها عبارت‌اند از:
-
صدور فاکتور و پیگیری پرداخت‌ها
-
ثبت درخواست مرخصی کارکنان
-
پردازش سفارش‌های مشتریان
-
پیگیری پاسخگویی به مشتریان
-
ثبت و مدیریت تیکت‌های پشتیبانی
-
مدیریت استخدام و پذیرش نیروهای جدید
-
تاییدیه‌های داخلی بین بخش‌های مختلف
-
آرشیو و مدیریت مستندات
مزایای استفاده از اتوماسیون فرآیندسازی
خودکارسازی فرآیندها به دلایل مختلفی برای سازمان‌ها سودمند است. در ادامه به مهم‌ترین مزایای آن اشاره می‌کنیم:
۱. افزایش بهره‌وری
با حذف فعالیت‌های دستی و زمان‌بر، کارکنان می‌توانند انرژی و زمان خود را صرف وظایف استراتژیک‌تر کنند. اتوماسیون باعث می‌شود تا هر کار در سریع‌ترین زمان ممکن انجام شود.
۲. کاهش خطاهای انسانی
در فرآیندهای دستی، خطای انسانی اجتناب‌ناپذیر است. مثلاً ممکن است کارمندی اطلاعات یک مشتری را اشتباه وارد کند یا یک ایمیل فراموش شود. در اتوماسیون، این خطاها به حداقل می‌رسند.
۳. ردیابی و گزارش‌گیری دقیق
سیستم‌های BPA امکان ردیابی دقیق مسیر انجام یک فرآیند را فراهم می‌کنند. این یعنی همیشه می‌دانید چه کسی، چه کاری را، در چه زمانی انجام داده است. همچنین گزارش‌گیری لحظه‌ای نیز آسان‌تر خواهد بود.
۴. افزایش رضایت مشتری
با سرعت بیشتر در انجام کارها، کاهش تأخیرها و خدمات دقیق‌تر، مشتریان تجربه‌ی بهتری از تعامل با کسب‌وکار شما خواهند داشت. این موضوع در وفاداری آن‌ها تأثیرگذار است.
۵. کاهش هزینه‌ها
اگرچه در ابتدا ممکن است سرمایه‌گذاری در اتوماسیون هزینه‌بر به نظر برسد، اما در بلندمدت باعث کاهش نیاز به نیروی انسانی، صرفه‌جویی در زمان، و کاهش اشتباهات مالی می‌شود.
۶. یکپارچگی سازمانی
اتوماسیون کمک می‌کند تا فرآیندهای بین واحدها با هماهنگی کامل اجرا شوند. به‌جای انتقال دستی اطلاعات، سیستم‌ها با یکدیگر ارتباط پیدا می‌کنند و اطلاعات به‌صورت هوشمند رد و بدل می‌شود.
مراحل پیاده‌سازی اتوماسیون فرآیندسازی
فرآیند اتوماسیون در یک سازمان با برنامه‌ریزی و بررسی دقیق انجام می‌شود. مراحل کلیدی پیاده‌سازی عبارت‌اند از:
۱. تحلیل فرآیندهای فعلی
پیش از هر چیز، باید بدانید که چه فرآیندهایی در حال حاضر در سازمان شما اجرا می‌شوند، چه افرادی در آن دخیل‌اند و نقاط ضعف و گلوگاه‌ها کجاست.
۲. انتخاب فرآیندهای قابل اتوماسیون
همه فرآیندها لزوماً نیاز به خودکارسازی ندارند. باید آن‌هایی که تکرارشونده، پرخطا یا زمان‌بر هستند انتخاب شوند.
۳. طراحی فرآیند بهینه
با کمک متخصصان BPM (مدیریت فرآیند کسب‌وکار)، فرآیندها بازطراحی شده و مراحل غیرضروری حذف یا اصلاح می‌شوند تا در نسخه اتوماسیون‌شده، کارایی بیشتری داشته باشند.
۴. انتخاب ابزار مناسب
نرم‌افزارهای متعددی برای اتوماسیون فرآیندسازی وجود دارند؛ از ابزارهای بین‌المللی مثل Kissflow، Nintex، Zapier گرفته تا راهکارهای بومی که متناسب با زبان و ساختار سازمان‌های ایرانی طراحی شده‌اند.
۵. آموزش کارکنان و استقرار
پس از طراحی و پیاده‌سازی، آموزش کارکنان در استفاده از سیستم ضروری است. همچنین نیاز به پشتیبانی اولیه برای رفع مشکلات احتمالی وجود دارد.
۶. پایش و بهینه‌سازی مستمر
اتوماسیون یک فرآیند ایستا نیست. با گذشت زمان و با دریافت بازخوردها، می‌توان به بهینه‌سازی سیستم پرداخت و حتی فرآیندهای بیشتری را نیز وارد سیستم کرد.
چه کسب‌وکارهایی به اتوماسیون فرآیندسازی نیاز دارند؟
در گذشته، اتوماسیون فرآیندسازی بیشتر مختص سازمان‌های بزرگ بود. اما امروز حتی کسب‌وکارهای کوچک و متوسط نیز می‌توانند از مزایای آن بهره‌مند شوند. برخی از نمونه‌های مناسب برای استفاده از BPA:
-
استارتاپ‌ها با تیم محدود اما کارهای پرتکرار
-
شرکت‌های خدماتی مثل بیمه، آموزش، مشاوره
-
فروشگاه‌های آنلاین برای پردازش سفارش‌ها
-
سازمان‌های دولتی و شهرداری‌ها
-
دفاتر وکالت یا حسابداری برای مدارک و فرم‌ها
-
کارخانه‌ها برای صدور حواله‌ها و مدیریت انبار
تفاوت BPA با RPA چیست؟
گاهی اتوماسیون فرآیندها با RPA (اتوماسیون رباتیک فرآیندها) اشتباه گرفته می‌شود. درحالی‌که BPA بیشتر بر روی بازمهندسی فرآیندها و یکپارچه‌سازی سیستم‌ها تمرکز دارد، RPA بیشتر شبیه ربات‌های نرم‌افزاری است که کارهای مشخص انسانی (مثل کلیک روی دکمه یا کپی/پیست اطلاعات) را تقلید می‌کند. هر دو روش در کنار هم می‌توانند بسیار مؤثر باشند.
چالش‌ها و ملاحظات استفاده از اتوماسیون
استفاده از BPA اگر به‌درستی انجام نشود، ممکن است با چالش‌هایی مواجه شود. برخی از ملاحظات مهم عبارت‌اند از:
-
مقاومت کارکنان در برابر تغییر
-
طراحی نامناسب فرآیندهای جدید
-
انتخاب ابزار ناهماهنگ با نیاز سازمان
-
نبود پشتیبانی فنی مناسب
-
ضعف در آموزش و مستندسازی
برای عبور موفق از این چالش‌ها، لازم است سازمان‌ها از مشاوران متخصص کمک بگیرند و فرآیند تغییر را به‌صورت مرحله‌ای پیش ببرند.
جمع‌بندی
اتوماسیون فرآیندسازی ابزاری تحول‌آفرین برای سازمان‌هاست. این فناوری با کاهش وابستگی به نیروی انسانی، افزایش سرعت و دقت، و بهبود تجربه مشتری، به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا در فضای رقابتی امروز سربلند باقی بمانند.
اگر به دنبال بهینه‌سازی و اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار خود هستید، پیشنهاد می‌کنیم از مشاوره و راهکارهای حرفه‌ای تیم نیروانا بهره ببرید. با مراجعه به وب‌سایت زیر، می‌توانید اطلاعات بیشتری دریافت کرده و مسیر تحول دیجیتال کسب‌وکار خود را آغاز کنید:
انصراف از نظر